Casus ongemakkelijke signalen

De gesprekken rondom de koffieautomaat zijn voor bestuurders, sleutelfuncties en interne toezichthouders een goede manier op de hoogte te blijven van wat er allemaal speelt binnen de organisatie (buiten de officiële agenda om). Behalve dat het vaak aangenaam is om op een iets meer informele wijze op de hoogte te blijven, kunnen deze gesprekken soms ook ongemakkelijke signalen opleveren, zoals geruchten en bedekte of vage beschuldigingen. Deze ongemakkelijke signalen kun je als bestuurder niet (altijd) negeren. De kans bestaat immers dat er wat smeult dat op tafel moet komen voordat het erger wordt. Hoe gaat u daar mee om ?

Onze gedragsdeskundigen zijn er om u te helpen !

Ongemakkelijke signalen kunnen duiden op onvrede, onbegrip, gebrek aan transparantie, maar kunnen ook een uiting zijn van een tijdelijke situatie van teleurstelling van de betrokkene die zijn of haar hart lucht. Het is meestal niet verstandig om dit soort signalen te negeren, maar het is evenmin verstandig om direct te gaan  handelen zonder dat duidelijk is wat er precies aan de hand is. Ons advies is daarom altijd om deze signalen te onderzoeken. Dat doet u bij voorkeur het eerst zelf. Als u weet waarover het gaat, kan een eerlijk gesprek met uitleg soms de kou uit de lucht nemen. Maar soms weet u niet waar het vandaan komt. Dan moet uw onderzoek een stap verder gaan.

Zeker als de signalen niet concreet zijn (“Ik heb gehoord dat … Nee, ik kan niet zeggen wie …” en varianten daarop) of gaan in de vorm van geintjes (“Goh, kiezen we alweer die adviseur, wat een verrassing … “), dan helpt het om deze signalen objectief te maken door een onafhankelijk onderzoek te laten uitvoeren. Dat onafhankelijke onderzoek is er dan op gericht om een veilige omgeving te creëren voor mensen om signalen af te geven. Dat doen we bijvoorbeeld door vragen te stellen die anoniem via een website kunnen worden beantwoord.

Ons onderzoek is daarbij gericht op de drie factoren die bijdragen aan intrinsieke motivatie, namelijk mate van autonomie, verbondenheid en ontwikkeling van de competentie. We proberen daarmee een breder beeld te schetsen, waarbinnen we dan de signalen kunnen verklaren. Op basis van deze aanpak schetsen we een objectief beeld over de werksfeer, zoals deze door de onderzochte doelgroep wordt ervaren.

De oplossing

In elk geintje zit een seintje en in verhaaltje zit een signaaltje. Het signaaltje kan zijn dat een individuele medewerker zich onvoldoende gewaardeerd voelt of het niet eens is met beleidskeuzes van het bestuur. Het kan echter ook zijn dat bijvoorbeeld de mate van transparantie die het bestuur denkt uit te stralen (“Iedereen kan altijd binnenlopen”), niet altijd zo wordt ervaren (“Dat wordt gezegd, maar we ervaren wel degelijk een drempel”).

Op basis van onze uitvragen, aangevuld met een aantal gesprekken en soms het bijwonen van meetings, stellen we een concrete analyse op, waarbij we vervolgens adviseren over mogelijke interventies die kunnen bijdragen aan het wegnemen van barrières en/of het verhogen van de transparantie. Denk daarbij aan bestuurders die aanschuiven bij de lunch, het spelen van gezamenlijke games (‘pubquiz’) maar het kan ook zijn dat we adviseren om de vertrouwenspersoon een wat actievere rol te laten spelen.

Conclusie

Als u in uw rol wordt geconfronteerd met ongemakkelijke signalen is het niet verstandig om deze te negeren. Mogelijk onbegrip, wantrouwen of ontluikende conflicten kunnen het best worden aangepakt als deze nog klein zijn. Bij ongemakkelijke signalen moet u optreden en laten zien dat u deze serieus neemt. Dat doet u eerst zelf, maar als dat lastig is kan een onafhankelijk onderzoek door ervaren psychologen een uitstekend instrument zijn. Onze analyses vertalen we naar concrete voorstellen voor interventies die direct bijdragen aan verbetering van het werkklimaat en de ‘drive’ van uw team.