De duurzaamheidscoördinator

Ook als pdf te downloaden

Aan de slag met duurzaamheid

Als organisatie staat u midden in de maatschappij. U bent onderdeel van een waardeketen die verder gaat dan de grenzen van uw organisatie. U bent niet alleen schatplichtig aan uw aandeelhouder, maar houdt ook rekening met de belangen van andere belanghebbenden. Deze manier van denken is steeds duidelijker terug te vinden in de ‘mission’ of ‘purpose’ statements van de groep verzekeraars. Laten we NN Group als voorbeeld nemen: “We help people care for what matters most to them”, gevolgd door “At NN, we put our resources, expertise, and networks to use for the well-being of our customers, the advancement of our communities, the preservation of our planet, and for the promotion of a stable, inclusive, and sustainable economy.” Het is soms alsof je het mission statement van een NGO leest. De motivatie om met duurzaamheid aan de slag te gaan is niet alleen een compliance issue, maar lijkt ook van binnenuit te komen. Maar het aan de slag gaan met duurzaamheid en het afleggen van verantwoording hierover is makkelijker gezegd dan gedaan.

CSRD en het duurzaamheidsverslag

De Corporate Sustainability Reporting Directive vereist voor bepaalde groepen (grote) organisaties dat ze een duurzaamheidsverslag gaan opstellen als onderdeel van de het jaarverslag. Dit duurzaamheidsverslag is niet vrijblijvend en moet ook worden voorzien van een accountantsverklaring. Qua omvang zul je al snel moeten denken aan een onderdeel dat misschien wel 50 tot 150 pagina’s kan bevatten en het moet dus allemaal juist, volledig en controleerbaar zijn. Dit is geen sinecure en ook geen klus die de financiële functie of een tweedelijnsfunctie er zo maar bij kan doen. Bovendien zullen de meeste concrete stappen op het gebied van duurzaamheid plaatsvinden in de operationele processen.

De duurzaamheidscoördinator

Wij adviseren iedere organisatie die over enkele jaren onder de CSRD zal vallen om een duurzaamheidscoördinator aan te stellen om een centraal punt te hebben waar:

1. de kennis wordt gebundeld,
2. overzicht wordt gehouden over de stappen die moeten worden gezet,
3. de rapportage wordt voorbereid en
4. activiteiten die reeds plaatsvinden bekend zijn.

Deze behoefte kan al snel ontstaan. Stel dat je over het boekjaar 2026 moet gaan rapporteren en nu nog redelijk blanco bent, dan zitten er maar acht kwartaalrapportages tussen nu en het moment dat je min of meer klaar moet zijn. De ervaring leert: de tijd vliegt voorbij, dus iemand zal een coördinerende rol moeten nemen en zorgen dat de organisatie aan de slag gaat. Dit betekent overigens niet dat de coördinator dit allemaal zelf zal moeten doen. Vandaar dat we ook de term coördinator beter vinden dan ‘manager’ of iets als ‘chief sustainability officer’.

Stappenplan

Als organisatie die midden in de maatschappij staat heeft u waarschijnlijk al op enige wijze invulling gegeven aan bepaalde elementen van duurzaamheid. Binnen de verzekeringssector kennen we al sinds 2012 de Code Duurzaam Beleggen (tegenwoordig het IMVO Convenant). Als het gaat om schadeherstel kennen we het Manifest Duurzaam Schadeherstel en wellicht maakt u al om diverse redenen de transitie naar hybride of electrische auto’s voor uw mobiliteit. Het is dus echt niet zo dat u een coördinator nodig heeft om initiatieven te nemen op het gebied van duurzaamheid. Maar het is wel handig als één persoon binnen uw organisatie overzicht houdt van wat er allemaal gebeurt en weet hoe hierover gerapporteerd moet of kan worden.

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Voor veel van de governancefuncties worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd in een charter. Daarin wordt tevens vastgelegd welke rapportage- en escalatielijnen er bestaan. Dat lijkt ons voor de duurzaamheidscoördinator ook verstandig. Omdat de functie nieuw en coördinerend is ligt verwarring over de taken en bevoegdheden al snel op de loer.

Het is ook goed als de functie voldoende hoog in de organisatie wordt geplaatst om te zorgen voor voldoende mandaat voor de coördinator om eventueel ook besluiten te kunnen nemen of voorgenomen besluiten te voorzien van een duurzaamheidsparagraaf. Hoewel de eindverantwoordelijkheid bij een bestuur zal liggen, zullen de meeste bestuursleden er niet warm voor lopen om zich voortdurend door alle weten regelgeving heen te worstelen, noch om een nieuwe administratie op te zetten voor de duurzaamheidsdata.

Betrokkenheid van de raad van commissarissen

Met een rapportageverplichting aan de horizon is het ook van belang dat een raad van commissarissen zich tijdig meldt bij een bestuur met een verzoek om kwartaalrapportages op de voortgang van het CSRD implementatieplan. De druk vanuit een rvc of audit committee kan voorkomen dat voortgangsrapportages op duurzaamheid anekdotisch van aard worden. Het is belangrijk dat het duurzaamheidsverslag als geheel in de steigers komt. Het kan ook helpen als een lid van de raad van commissarissen expertise kan inbrengen of als klankbord kan functioneren voor het bestuur bij de te maken keuzes. Bij dit project is alle hulp welkom.

Rol van de interne auditfunctie

Zolang er nog geen robuust en volwassen systeem bestaat van het verzamelen, verwerken en rapporteren van duurzaamheidsdata, is er voor interne auditors misschien weinig te toetsen. Maar dat wil niet zeggen dat de interne auditor helemaal geen rol kan nemen. Zo kan de IAF bijvoorbeeld toezien op de voortgang van het implementatieplan en op onderdelen feedback geven op de voorgenomen aanpak. Het is beter om hiervoor de IAF tijdig te betrekken dan in 2026 in onverwachte discussies terecht te komen met de externe accountant. Overigens is het ook verstandig om deze periodiek te blijven informeren over belangrijke stappen, zoals bijvoorbeeld de dubbele materialiteitstoets.

Wat kan InAudit voor u betekenen?

Binnen InAudit zijn we bezig om onze kennis op te bouwen en te delen. Zo hebben we een kennisgroep en vanuit deze groep zijn we voornemens om het komend jaar voor onze klanten ronde tafel bijeenkomsten te organiseren, zodat ook onze klanten hun kennis en ervaring op dit onderwerp kunnen delen. Verder oriënteren we ons op mogelijkheden om vanuit InAudit Advies, template documenten of checklists te ontwikkelen als daar belangstelling voor bestaat.

Wilt u meer weten van onze initiatieven, neem dan contact op met mij, de duurzaamheidscoördinator van InAudit.